Enterprise Vault™ 管理者ガイド

レコードと非レコードについて

Capstone のレコード管理方式では、レコードは管理操作を記述するもの、または管理ビジネスを実行するために使われるものを表します。各レコードタイプは永続または一時のいずれかです。レコードの法的な定義を満たさないアイテムは、非レコードとして分類されます。

米国国立公文書館では、代理機関が永続的アカウントの状態を割り当てるときに『United States Government Policy and Supporting Positions』 (Plum Book)、『U .S. Government Manual』、その他のソースを参照することを推奨しています。この章では、「Capstone 関係者」は電子メールを永続レコードとしてマーク付けするのに適している可能性のあるユーザーを意味します。

レコード管理プロセスを簡素化するために、Capstone ではこのようなユーザーのアカウント内のすべての電子メールをデフォルトで永続レコードとして取り扱うよう推奨しています。ただし、Capstone は電子メールによっては保持する価値がない可能性があることを認めています。このような場合、アカウントユーザーは電子メールを非永続的としてマーク付けすることができます。

Capstone 方式では、連邦機関が永続レコードを米国国立公文書館に定期的に転送する必要があります。米国国立公文書館はレコードのセキュリティ上の分類に応じて、転送された永続レコードを公開することがあります。

一時レコードには政府またはビジネスの情報が含まれますが、価値は限定的である可能性があります。連邦機関はこのようなレコードを米国国立公文書館に転送しませんが、連邦機関の要求に基づいて一定期間維持する必要があります。

Capstone では、上位の政策立案者ではないが、レコードを構成する電子メールを送受信する可能性のあるユーザーに対して、すべての電子メールをデフォルトで一時レコードとしてマーク付けするよう推奨しています。ただし、このようなユーザーは特定の電子メールを永続レコードまたは非レコードとしてマーク付けすることができます。

この章では、「Capstone 非関係者」という用語は電子メールを一時レコードとしてマーク付けするのに適している可能性のあるユーザーを意味します。

非レコードは、個人の電子メールや慈善活動への寄付依頼など、政府またはビジネスの情報を含まないアイテムを意味します。電子メールがデフォルトで永続レコードまたは一時レコードとしてマーク付けされているユーザーは、必要に応じて電子メールを非レコードとして個別にマーク付けすることもできます。