Enterprise Vault™ מדריך למשתמשי Outlook (פונקציונליות חלקית)

תיקיות ההחזקה מאופיינות בתכונות הבאות:

• בהתאם לאופן שבו מנהל המערכת הגדיר את חיפוש Enterprise Vault, ייתכן שתוכל להעביר פריטים לתיקיות ההחזקה שלך ומתוכן. אם תרצה תוכל גם להוסיף לתיקיות ההחזקה גם תיקיות-משנה.

• לפריטים בתיקיות ההחזקה עשויות להיות קטגוריות החזקה שתיקיות אלו כפו עליהם. לדוגמה, העתקת או העברת פריט לתיקיית החזקה עשויה לשנות את קטגוריית ההחזקה של הפריט לזו שהתיקייה כפתה. באותו אופן, אתה עשוי לגלות שאינך יכול לשנות את קטגוריות ההחזקה של פריטים בתיקיית החזקה מסוימת, גם אם אתה יכול לשנות את קטגוריות ההחזקה של פריטים במקומות אחרים בכספת. שוב, אופן הפעולה הזה תלוי באופן שבו מנהל המערכת שלך הגדיר את Enterprise Vault.

• אינך יכול להעביר או למחוק את תיקיות ההחזקה שמנהל המערכת שלך הגדיר בכספת שלך, ואינך יכול לשנות את שמן. כפי שמרמז שמן, תיקיות ההחזקה מיועדות להיות מקובעות בכספת שלך.

  מאידך, ההגבלות הללו לא חלות על כל תיקיות המשנה שאתה מוסיף לתיקיות ההחזקה בעצמך. יש לך את החופש להעביר או למחוק את תיקיות המשנה האישיות הללו, או לשנות את שמן, בהתאם לרצונך.

Outlook מאפשר לך להעביר תיקיות בתיבת הדואר שלך ולשנות את זמן, אולם לא מומלץ לעשות זאת כשהתיקיות מקושרות לתיקיות החזקה. לדוגמה, נניח שתיבת הדואר של Outlook מכילה תיקייה בשם Finance ושהיא מקושרת לתיקיית החזקה שנמצאת בכספת שלך ושנושאת את אותו שם. אם תשנה את השם של תיקיית תיבת הדואר ל- Money, Enterprise Vault יבצע את הפעולות הבאות:

• כשיגיעו פריטים חדשם לתיקיית תיבת הדואר Money, הוא יאחסן אותם בתיקיית החזקה שגם היא נקראת Money.

• הוא ישנה את שם תיקיית ההחזקה Finance ל- Money1 למשל (השם החדש עם ספרה בסוף). תיקייה זו מכילה את כל הפריטים ש-Enterprise Vault אחסן בעבר מהתיקייה Finance בתיבת הדואר שלך. מומלץ מאוד להעביר פריטים אלה לתיקיות מתאימות במקום אחר בכספת, למשל לתיקיית ההחזקה Money. תוכל להשתמש בכספת הווירטואלית או בחיפוש Enterprise Vault כדי לעשות זאת.