Guía de Enterprise Vault™ para usuarios de Outlook (Funcionalidad completa)

Las carpetas de retención tienen las siguientes funciones:

• Dependiendo de cómo su administrador configuró la Búsqueda Enterprise Vault, puede copiar y mover los elementos a las carpetas de retención o sacarlos de ellas. También es posible agregar carpetas secundarias a las carpetas de retención, si lo desea.

• Los elementos en las carpetas de retención pueden tener las categorías de retención que las carpetas les impusieron. Por ejemplo, copiar o mover un elemento a una carpeta de retención puede causar que la categoría de retención del elemento cambie a la impuesta por la carpeta. Del mismo modo, puede descubrir que no es posible cambiar las categorías de retención de elementos en una carpeta de retención, incluso si se puede cambiar las categorías de retención de elementos en otra parte de su depósito. De nuevo, este comportamiento depende de qué configuración de Enterprise Vault haya elegido su administrador.

• No puede mover o eliminar las carpetas de retención que el administrador configuró en su depósito. Tampoco es posible cambiarles el nombre. Como sugiere su nombre, las carpetas de retención tienen por objeto ser accesorio de los depósitos.

  Por otra parte, cualquier carpeta secundaria que agregue personalmente a la carpeta de retención no estará sujeta a las mismas restricciones. Puede mover o eliminar estas carpetas secundarias personales sin ninguna restricción, o incluso cambiarles el nombre.

Outlook le permite mover las carpetas en su buzón de correo y cambiarles el nombre, pero no se recomienda hacerlo si están vinculadas con carpetas de retención. Por ejemplo, suponga que su buzón de correo de Outlook contiene una carpeta llamada Finanzas y que está vinculada a una carpeta de retención con el mismo nombre en su depósito. Si cambia el nombre de la carpeta del buzón de correo a Dinero, Enterprise Vault se comporta de la siguiente manera:

• Cuando llegan nuevos elementos a la carpeta del buzón de correo Dinero, archiva los elementos en una carpeta de retención que también se llama Dinero.

• Cambia el nombre de la carpeta de retención Finanzas a, por ejemplo, Dinero1 (el nuevo nombre con un número al final). Esta carpeta contiene todos los elementos que Enterprise Vault archivó previamente de la carpeta Finanzas en su buzón de correo. Es sumamente recomendable que mueva estos elementos a las carpetas correspondientes en otra ubicación de su depósito, como la carpeta de retención Dinero. Para hacerlo, puede utilizar Depósito virtual o la Búsqueda de Enterprise Vault.