Enterprise Vault™ SharePoint Server アーカイブの設定
- このマニュアルについて
- SharePoint アーカイブの設定
- SharePoint アーカイブの実行
- SharePoint アーカイブ Web パーツの追加
- アーカイブされた SharePoint 文書へのユーザーアクセス
- 付録 A. 単一サーバーへの Enterprise Vault と SharePoint のインストール
SharePoint 用の Enterprise Vault のアーカイブポリシーの作成
このセクションでは、SharePoint アーカイブポリシーを作成する方法について説明します。ポリシーによって、アーカイブするアイテムの種類や、SharePoint Server でバージョン管理が有効になっている場合は、アーカイブした後に SharePoint に残すバージョン数が定義されます。
SharePoint 用の Enterprise Vault のアーカイブポリシーを作成する方法
- Enterprise Vault 管理コンソールのツリーで Enterprise Vault サイトを展開し、［ポリシー］をクリックします。
- ［ポリシー］の下の［SharePoint］をクリックします。
- 新しいポリシーを作成するには、右側のペインを右クリックし、［新規作成］、［ポリシー］の順に選択します (または、ツリーの［ポリシー］の下にある［SharePoint］を右クリックします)。新規 SharePoint ポリシーウィザードが起動します。
［次へ］をクリックします。
- ポリシーに名前と説明を指定します。
- 次のページでは、1 つ以上のルールを作成して、このポリシーで処理するアイテムを選択できます。 ［新規］をクリックして、［ルール］ページを表示します。
- このルールの［名前］と［説明］を入力します。
- ［ルールの種類］セクションで、ルールに一致したファイルに対して行う操作を選択します。選択できる操作は、［アーカイブ］、［アーカイブ禁止］、［削除］のいずれかです。
［アーカイブ］を選択した場合は、［コンテンツに埋め込まれた画像をキャプチャ］オプションを利用できです。コンテンツ内のイメージをアーカイブするには、このチェックボックスを使用できます。
- 内容の作成元と種類に従ってファイルをアーカイブするには、［内容］タブに詳細を入力します。 このオプションについて詳しくは［ヘルプ］をクリックしてください。
［メタデータ］タブでは、SharePoint の一覧またはライブラリの列の値に応じて Enterprise Vault がアイテムをアーカイブするように条件を定義できます。
- ファイルの種類にルールを適用する基準を指定するには、［ファイル］タブをクリックして選択基準を指定します。
［ファイル名］について、最初のフィールドでは、2 番目のフィールドで指定されたファイルを含めるか、または除外するかを選択できます。
2 番目のフィールドに、対象にするファイルを入力します。 ファイル名にはワイルドカードを使えます。 たとえば、* はすべてのファイルを意味し、*.doc は拡張子が
.docであるすべてのファイルを意味します。複数のファイルの種類はカンマ (,) 区切りで入力します。
同様に、ルールのファイルサイズを指定します。
- ［保持カテゴリ］タブのルールのために選択した内容の保持カテゴリを指定します。
［保持カテゴリ］リストの対象に割り当てられたもの以外の保持カテゴリを適用する場合は、［ターゲットに割り当てられた保持カテゴリを使用する］チェックボックスをクリアします。
このタブのオプションは、［全般］タブのルールの種類として［アーカイブ］を選択したときにのみ利用可能です。
- ［OK］をクリックしてルールを追加します。このポリシーで処理するファイルを選択するときに、1 つ以上のルールを適用できます。［新規］をクリックしてさらにルールを追加するか、または［編集］をクリックしてハイライトされたルールを変更します。
処理中、ルールは一覧の一番上から順番に適用されます。一致した最初のルールが適用されます。そのため、必要なデフォルトの処理は最後になるようにする必要があります。ルールを並べ替えるには、［上に移動］と［下に移動］を使います。
ルールを無効にするには、そのルールのチェックマークをはずします。
- アーカイブ済みのライブラリアイテムの処理方法を次のページで設定できます。 SharePoint にアイテムを保持するか、SharePoint からアイテムを削除するか、アイテムをショートカットに置き換えることができます。
- アーカイブ済みのリストアイテムの処理方法を次のページで設定できます。 SharePoint にアイテムを保持するか、SharePoint からアイテムを削除するか、アイテムの添付ファイルをショートカットに置き換えることができます。
- 次のページで、［SharePoint 文書を削除］を選択して、［文書の次までのバージョンを削除］に、アーカイブした後に SharePoint に残すアーカイブ済み文書のバージョン数を設定します。以前のバージョンは、アーカイブ以外では利用できなくなります。
- 次のページで、Enterprise Vault がフォルダのほかの内容と異なる権限で内容をアーカイブするかどうかを設定することができます。 Enterprise Vault が SharePoint からアイテムをアーカイブする場合、アーカイブに格納されるコピーには元の内容が含まれていたフォルダと同じ権限が与えられます。 これは、SharePoint のフォルダに対する読み取りアクセス権を持つユーザーは、フォルダの任意の内容のアーカイブされたコピーにアクセスできることを意味します。
- 次のページでは、文書の下書きをアーカイブするように Enterprise Vault を設定できます。 下書きをアーカイブする際に、SharePoint 文書へのアクセス権を持つユーザーが、その文書の下書きへのアクセス権を持つ場合のみ文書の下書きがアーカイブされるように指定することができます。
下書きをアーカイブするオプションを選択し、［アイテムの読み取りアクセス権を持つユーザーがそれらのアイテムを表示できる場合にのみ下書きをアーカイブします］を選択しない場合、対象サイトからアーカイブされたアイテムのすべての下書きがアーカイブされます。 これは、SharePoint の下書きにアクセス権を持たない場合でも、SharePoint の元のアイテムへの読み取りアクセス権を持つユーザーなら誰でも、Enterprise Vault のアイテムのアーカイブされた下書きを表示できることを意味します。
- 次のページに、作成した各種 SharePoint ポリシー設定が表示されます。
- ［完了］をクリックし、［閉じる］をクリックします。